Органайзеры

Органайзер (ежедневник, планировщик) — незаменимая вещь в ежедневной работе не только менеджера. Часто хватит простого блокнота, но если подобрать подходящий органайзер под свой уникальный стиль работы можно еще больше увеличить продуктивность.

Мой первый органайзер появился 4 года назад, когда неожиданно мне предложили руководить проектом и командой из 5 человек. Большой объем задач, которые нужно было помнить и распределять просто вынудил меня завести ежедневник. Я пошел к секретарям и попросил блокнот на пружине. В этом блокноте каждый вечер я записывал задачи на следующий день. Задачи были без приоритетов — просто список. С тех пор я попробовал несколько органайзеров и сейчас уже представляю каким он должен быть для моей работы. Ведь ежедневник подбирается под наш ритм и стиль работы.

Для чего нужен ежедневник?

Как использовать ежедневник — универсального рецепта нет. Из книг или от коллег можно узнать как они используют органайзер и воспользоваться этими наработками или придумать свой, оригинальный способ. Важно чтобы ежедневник помогал в работе.

Например, мне он помагает не забыть мелкие задачи и запланировать встречи на несколько дней вперед. Также он оказывается незаменимым, когда мне кто-то звонит по телефону, в этом случае информацию я записываю в ежедневник, вместо отдельных бумажек, которые потом трудно найти на столе.

Однажды я увидел как мастер по установке окон, использовал ежедневник для записи клиентов и параметров окон, которые должен им установить. Вполне удобно — сразу идет привязка к дате.

Органайзер как карта полководца

Есть скептики во отношении оганайзеров, считая, что наша память деградирует если все время записывать задачи в ежедневник. Но ведь ежедневник это не только "внешняя память"! Ежедневник помогает увидеть нам все стречи на неделю, объем предстоящих работ, передвинуть при необходимости задачи. Органайзер можно сравнить с картой полководца, где наша армия это задачи.

Какой выбрать

Ежедневник обычно часть персонального тайменеджмента. Поэтому выбор органайзера зависит от ваших привычек и способа работы. Если вы все время находитесь в офисе — большой настольный ежедевник может оказаться удобнее компактного. Если вы постоянно на встречах, то компактный вариант будет предпочтительнее.

Ежедневник скорей должен быть привычкой чем осознанным действием. Например, после завершения разговора с клиентом по телефону, мы записываем результат в ежедневник. С такой привычкой никогда не забудешь о важных мелочах.

Выяснив как планируется использовать органайзер можно представить, что в нем должно быть.

Например, мне понравилась схема работы с жесткими и гибкими задачами. Об этой системе я узнал из книги Глеба Архангельского "Тайм драйв. Как успевать жить и работать". Идея очень простая: ежедневные задачи деляться на те, что привязаны ко времени — жесткие, и те что нужно сделать в течение дня — гибкие.

Это очень популярная схема, реализуется во многих ежедневниках. Страница разделена пополам, верхняя половина содержит строки с часами, нижняя половина просто разлинована. Если мне необходимо назначить встречу, я записываю ее в верхнюю половину листа напротив нужного времени. Гибкие задачи я записываю в нижнюю половину листа.

Также я использую отдельные листы для планирования задач на неделю. В субботу я готовлю задачи на следующую неделю. Затем каждый день, я выбираю задачи из недельного списка и переношу задачи на день. Эта идея также реализуется в некоторых ежедневниках.

Зная свои предпочтения можно составить список требований или пожеланий к ежедневнику. (Конечно это все можно сделать мысленно, не стоит выбирать ежедневник слишком монументально :)

Итак я хочу:

  1. Формат A5
  2. Хорошее качество бумаги с тонкими линиями
  3. Листы разделенные на две половины для жестких и гибких задач
  4. Листы для еженедельного планирования

Теперь идем в ближайший магазин канцелярских товаров и ищем подходящие.

Приятный на ощупь или бизнес фетиш

moleskine_1919_201132 Качество ежедневника может показаться неважным, но это та вешь которой мы доверям свои мысли и пользуемся им на протяжении года. Поэтому хорошо если мы испытываем положительные эмоции беря в руки свой ежедневник. Существует много дорогих ежедневников, относящихся к имеджевым аксессуарам, как дорогая ручка или часы. Например ежедневники (Moleskine) — легендарные ежедневники и записные книжки. Этот тот самый случай когда простая вещь, становится чем то одушевленным.

Если не нашли то, что нужно

diy-planner Если вы не нашли ежедневник, который вписывается в ваш стиль работы, его можно сделать самому. Как это сделали поклонники (Do It Yourself Planner) или Hipster PDA.

DIY planner представляет собой стандартую обложку с кольцами от ежеденвника или визитницы. Изюминка в том, что разлиновку страниц и наполнение вы делаете самостоятельно или загружаете готовые шаблоны с сайта . Например, если вы общаетесь с клиентами и задаете им одни и те же вопросы то можно сделать страницы содержащие эти вопросы и поля для ответов. Получится что-то вроде анкеты.

Идея Hipster PDA еще проще. Берется канцелярский зажим, готовится стопка страниц. Распечатываем на принтере нужное нам содержимое страниц: календарь, линии, блоки и т.д. Вырезаем и вставляем в зажим.

Поклонники этого вида ежедневников утверждают, что им удобно пользоваться еще и потому что можно легко менять порядок листов.Hipster PDA

Конечно нужно время, чтобы подготовить свой органайзер, но кто знает, может он станет прототипом ежедневников вашей компании!

 

 

 

Заключение

Иногда нужно попробовать несколько ежедневников, прежде чем найдется тот, что надо. Важно, чтобы ежедневник упрощал вашу работу, и возможно даже радовал. Желаю продуктивной работы и полноценного отдыха!

Если вы используете собсвтенные ежедневники или личные схемы использования стандартных ежедневников, присылайте ваши статьи или пишите комментарии, думаю ваши идеи и наработки помогут другим людям.

19 Comments

  1. Интересная статья, Алексей.
    В последнее время приобретают все бОльшую популярность ежедневники встроенные в КПК и коммуникаторы. Какие их преимущества и недостатки вы можете отметить?

    p.s. похоже что траблы с комментами под оперой… :( зависает на отправке, но ничего не говорит

  2. По поводу КПК — к сожалению нет опыта в использовании, сами понимаете писать про то чем не пользовался нечестно :)

    Кстати если у вас есть опыт использования подобных устройств, поделитесь, блог открыт для всех желающих.

    Комментарии попали на модерирование, сейчас все комментарии одобрили.

  3. Имел опыт использования календаря на смартфоне под управлением Windows Mobile 2003. Вполне удобен и функционален.

    Преимущества:
    1) Возможность синхронизации с MS Outlook, избавляющая ручного переноса событий из одного места в другое.
    2) Удобный механизм автоматических уведомлений (напоминаний о событиях).
    3) Облегчена работа с регулярными событиями, такими как дни рождения, тренировки и т.д. — один раз вводишь параметры и событие распространяется по будущим периодам
    4) В отличие от блокнота — всегда с собой, т.к. устройство достаточно компактно (мобильник, смартфон). Блокнот который меня устраивает обычно оказывается гораздо бОльших размеров чем смартфон.

    Недостатки:
    1) Недобный вид недельного плана — виден набор темных квадратиков. Проблема не исправляется бОльшим экраном…
    2) Неудобный вид месячного плана. Дни лишь помечены точечками, но события не видно.
    3) Так и не получилось совместить в одном удобном виде задачи дня не привязанные к конкретному времени с задачами привязанными к временам.
    4) Чтобы завести очередное событие требуется потратить больше времени, чем ручкой записать в блокноте.

  4. К сожалению в Минске их не нашел. Они есть в Москве, в магазине Республика. Один из магазинов этой сети находится недалеко от Белорусского вокзала в Москве, если вы или кто-то из ваших знакомых будет в Москве, ему несложно будет зайти в этом магазин.

    http://www.respublica.ru/info/?Addresses

    1-я Тверская-Ямская улица, дом 10
    Метро Маяковская
    Телефон: (495) 251-65-27
    Часы работы: круглосуточно

  5. Статья хорошая и полезная. Прежде всего тоем, что нужно планировать профессионально и использовать профессиональные инструменты. У меня есть также некоторый опыт работы, связанной с планированием — первый планировщик у меня возник в 1996 году. С тех пор возникло несколько правил:
    1. То, что записано, будет проконтролировано.
    2. То, что будет проконтролировано, будет реализовано (либо сделано, либо осознанно отложено/удалено).
    Следствие:
    1. Все задачи фиксируются.
    2. Никаких отдельных листочков — только сшивка! Если есть отдельные листочки — в папку!
    Используемый сейчас инструментарий:
    1. Доски сухостираемые магнитомаркерные площадью 3м2. (не шутка)
    2. КПК-смартфон Gloflish.
    3. Блокнот А5.
    4. Блокнот узкий на неделю.
    Управляется объем задач до 150 (мониторинг, контроль, управле6ние, исполнение).
    А выбрать свой подходящий вариант нужно — это точно! При этом, если чем-то выбранный не устраивает — не ждите конца года %-(( меняйте раньше!
    Успехов!

  6. 2 Дмитрий: как вы синхронизируете задачи в КПК и блокноте, или они для разных целей?

    Про то что «не ждите конца года а меняйте раньше», на 100% согласен, в прошлом году несколько штук поменял прежде чем нашел свой.

  7. Синхронизируется, к сожалению, ручками.
    Схема такая — доски используются как панели в Norton’е — там с одной стороны куча идей, долгосрочных планов и проч., с другой стороны конкретные задачи на месяц — доска большая, помещается много. Раз в месяц пересмотр, переписывание плана на месяц, куда добавляются новые задачи, а часть старых пролонгируется. Выполненные задачи убираются по мере выполнения, также могут добавляться задачи в течении месяца — с неопределенностями нужно жить мирно. Вот эта-та часть и переносится в КПК или еще какое чудо электронной техники — прежде всего для планирования/переноса ежедневных действий и контроля событий из большой части доски. Но т.к. доску с собой не потаскаешь везде, а визуализация нужна — нужно переносить крупные события и задачи на бумагу, а также там видны окна для планирования встреч. Конечно, это требует времени, но не так много, как может показаться — гораздо больше времени уходит на работу с досками — но это время очень даже окупается — пожалуй, это вообще главная часть моей деятельности — остальное просто реализация того, что записано и, создание, тем самым, предпосылок снова поработать с досками. Это своего рода WAR ROOM из управления проектами… Впрочем, последнее время все меньше использую всю бумагу в блокнотах — больше работаю с календарями — чтобы были недельные и месячные виды. В КПК это однозначно не вполне удобно, но тоже использую. Опять же — это моя схема и в нее я вживался достаточно долго и пока она меня устраивает для контроля и управления личной активностью. Понятно, что есть куча ПО и проч. — но, с моей точки зрения, важно понимать, куда ты идешь и иметь карту (блокнот, ежедневник и т.п.), компас (напоминалку, КПК и т.п.) и просто идти.

  8. Есть еще ежедневники и зап. книжки похожие на молескины, немецкой фирмы Брюнен, я сейчас на них перешел, потому что молескины неоправданно дорогие. У Брюнена как и Молескина есть модели с резиночкой от трусов.
    Правда в рознице Брюнены я не видел в Минске, мне знакомый продал, он в оптовой фирме работает.

  9. Как раз читаю Глеба Архангельского.
    Решили найти ежедневник.
    Наткунлась на вашу статью.
    Понравился 2-ой вариант.
    Вот его и буду искать в продаже :)
    Спасибо

  10. Ещё есть такая альтернатива как лидертаск. Недостатки еще есть, но разрабы быстро исправляются. По моему прога лучшее что есть сейчас среди органайзеров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *