Органайзер (ежедневник, планировщик) – незаменимая вещь в ежедневной работе не только менеджера. Часто хватит простого блокнота, но если подобрать подходящий органайзер под свой уникальный стиль работы можно еще больше увеличить продуктивность.

Мой первый органайзер появился 4 года назад, когда неожиданно мне предложили руководить проектом и командой из 5 человек. Большой объем задач, которые нужно было помнить и распределять просто вынудил меня завести ежедневник. Я пошел к секретарям и попросил блокнот на пружине. В этом блокноте каждый вечер я записывал задачи на следующий день. Задачи были без приоритетов – просто список. С тех пор я попробовал несколько органайзеров и сейчас уже представляю каким он должен быть для моей работы. Ведь ежедневник подбирается под наш ритм и стиль работы.

Для чего нужен ежедневник?

Как использовать ежедневник – универсального рецепта нет. Из книг или от коллег можно узнать как они используют органайзер и воспользоваться этими наработками или придумать свой, оригинальный способ. Важно чтобы ежедневник помогал в работе.

Например, мне он помагает не забыть мелкие задачи и запланировать встречи на несколько дней вперед. Также он оказывается незаменимым, когда мне кто-то звонит по телефону, в этом случае информацию я записываю в ежедневник, вместо отдельных бумажек, которые потом трудно найти на столе.

Однажды я увидел как мастер по установке окон, использовал ежедневник для записи клиентов и параметров окон, которые должен им установить. Вполне удобно – сразу идет привязка к дате.

Органайзер как карта полководца

Есть скептики во отношении оганайзеров, считая, что наша память деградирует если все время записывать задачи в ежедневник. Но ведь ежедневник это не только "внешняя память"! Ежедневник помогает увидеть нам все стречи на неделю, объем предстоящих работ, передвинуть при необходимости задачи. Органайзер можно сравнить с картой полководца, где наша армия это задачи.

Какой выбрать

Ежедневник обычно часть персонального тайменеджмента. Поэтому выбор органайзера зависит от ваших привычек и способа работы. Если вы все время находитесь в офисе – большой настольный ежедевник может оказаться удобнее компактного. Если вы постоянно на встречах, то компактный вариант будет предпочтительнее.

Ежедневник скорей должен быть привычкой чем осознанным действием. Например, после завершения разговора с клиентом по телефону, мы записываем результат в ежедневник. С такой привычкой никогда не забудешь о важных мелочах.

Выяснив как планируется использовать органайзер можно представить, что в нем должно быть.

Например, мне понравилась схема работы с жесткими и гибкими задачами. Об этой системе я узнал из книги Глеба Архангельского "Тайм драйв. Как успевать жить и работать". Идея очень простая: ежедневные задачи деляться на те, что привязаны ко времени – жесткие, и те что нужно сделать в течение дня – гибкие.

Это очень популярная схема, реализуется во многих ежедневниках. Страница разделена пополам, верхняя половина содержит строки с часами, нижняя половина просто разлинована. Если мне необходимо назначить встречу, я записываю ее в верхнюю половину листа напротив нужного времени. Гибкие задачи я записываю в нижнюю половину листа.

Также я использую отдельные листы для планирования задач на неделю. В субботу я готовлю задачи на следующую неделю. Затем каждый день, я выбираю задачи из недельного списка и переношу задачи на день. Эта идея также реализуется в некоторых ежедневниках.

Зная свои предпочтения можно составить список требований или пожеланий к ежедневнику. (Конечно это все можно сделать мысленно, не стоит выбирать ежедневник слишком монументально :)

Итак я хочу:

1. Формат A5
2. Хорошее качество бумаги с тонкими линиями
3. Листы разделенные на две половины для жестких и гибких задач
4. Листы для еженедельного планирования

Теперь идем в ближайший магазин канцелярских товаров и ищем подходящие.

Приятный на ощупь или бизнес фетиш

Качество ежедневника может показаться неважным, но это та вешь которой мы доверям свои мысли и пользуемся им на протяжении года. Поэтому хорошо если мы испытываем положительные эмоции беря в руки свой ежедневник. Существует много дорогих ежедневников, относящихся к имеджевым аксессуарам, как дорогая ручка или часы. Например ежедневники Молескин (Moleskine) – легендарные ежедневники и записные книжки. Этот тот самый случай когда простая вещь, становится чем то одушевленным.

Если не нашли то, что нужно

Если вы не нашли ежедневник, который вписывается в ваш стиль работы, его можно сделать самому. Как это сделали поклонники DIY planner (Do It Yourself Planner) или Hipster PDA.

DIY planner представляет собой стандартую обложку с кольцами от ежеденвника или визитницы. Изюминка в том, что разлиновку страниц и наполнение вы делаете самостоятельно или загружаете готовые шаблоны с сайта DIY planner. Например, если вы общаетесь с клиентами и задаете им одни и те же вопросы то можно сделать страницы содержащие эти вопросы и поля для ответов. Получится что-то вроде анкеты.

Идея Hipster PDA еще проще. Берется канцелярский зажим, готовится стопка страниц. Распечатываем на принтере нужное нам содержимое страниц: календарь, линии, блоки и т.д. Вырезаем и вставляем в зажим.

Поклонники этого вида ежедневников утверждают, что им удобно пользоваться еще и потому что можно легко менять порядок листов.

Конечно нужно время, чтобы подготовить свой органайзер, но кто знает, может он станет прототипом ежедневников вашей компании!

Заключение

Иногда нужно попробовать несколько ежедневников, прежде чем найдется тот, что надо. Важно, чтобы ежедневник упрощал вашу работу, и возможно даже радовал. Желаю продуктивной работы и полноценного отдыха!

Если вы используете собсвтенные ежедневники или личные схемы использования стандартных ежедневников, присылайте ваши статьи или пишите комментарии, думаю ваши идеи и наработки помогут другим людям.