Управление проектами » Многозадачность

Исполнитель и многозадачность.

Денис Журавлев — Mon, 11 Jan 2010 19:09:33 +0000

Многозадачность для исполнителя имеет свои особенности, в отличии от многозадачности менеджера, которые необходимо осознавать и эффективно ими пользоваться.

Представим ситуацию: есть 1 программист и 3 менеджера разных проектов, все нагрузили его работой, и сидят счастливые в ожидании, когда работа будет выполнена, и они получать свою часть прибыли. Хочу сказать, что ситуация вполне реальная, возможно у программистов выражена не так ярко, но для дизайнеров, более чем типичная.

Честный программист оценил каждую задачу в 3 дня. И приступил к выполнению. Менеджер, как человек ответственный, не забывает напоминать несчастному программисту о том, что заказчик ждет с нетерпением его задачу уже вчера. В результате чего, программист, переключаясь между задачами все же успел уложиться в первоначальные оценки и выполнить все задачи без задержек.

Однако в результате переключений на выполнение каждой задачи потребовалось ~7 дней. Первый менеджер получил задачу на 4 дня позже чем мог бы, соответственно были задержаны другие задания связанные с выполненным далее по цепочке (тестирование, релиз и т.п.), была задержана оплата и т.п.

На картинке 1 изображен идеальный вариант, когда не было проблем и проволочек, представим чтобы было если бы вторая задача была задержана на 1 день. В результате срок завершения каждой из задач сдвинулся.

В случае если бы самих менеджеров с их задачами поставить в очередь, задачи выполнялись бы последовательно и картина получилась совсем другая:

Конечно, в определенных случаях менеджера-проекта устроят оба варианта. Особенно если задачи имеют некоторые риски, которые неплохо было бы прощупать на ранних этапах работ. Однако на мой взгляд последовательное выполнение задач (и даже проектов) имеет больше преимуществ, чем мультизадачность.

В заключение приведу несколько общих рекомендаций:

Создавайте очередь задач исполнителю с определенными приоритетами. Необходимо однозначное понимание что, зачем следует выполнять. Очередь необходима для того чтобы исполнитель мог переключаться на следующую задачу, при завершении текущей (а не сидеть в ожидании), либо при невозможности выполнения текущей (на время разрешенная появившихся вопросов) опять же дело не стаяло на месте.
Все задачи должны быть в одном месте (системе, программе или т.п.) Чтобы задания не терялись и не размывались между системами. Чтобы была возможность контролировать, кто, чем занимается в данный момент, сколько у кого уходит времени.
Каждая задача помимо приоритета должна иметь оцененный срок выполнения, чтобы менеджер мог эффективно управлять своими ресурсами.

Менеджер и многозадачность

Сергей Синькевич — Sun, 10 Jan 2010 20:38:24 +0000

Существует несколько мнений на то, является ли работа в многозадачном режиме эффективной, может ли она быть полезной, и не миф ли это в принципе. Однако приходится признавать что для современного менеджера (в том числе и в разработке программного обеспечения) это вполне обьективная реальность.

Достаточно много известных людей уже высказывались на эту тему. Приведу несколько ссылок:

Что ж, давайте попробуем самостоятельно взглянуть на этот аспект деятельности менеджера. Если взглянуть на ежедневную работу, выполняемую руководителем (например, менеджером проекта), то можно заметить, что переключение контекста происходит чрезвычайно часто. Работа с текущей почтой кажется однообразным занятием только для тех, кто не понимает что происходит. Мы же знаем, что каждое новое полученное или отправленное письмо представляет собой или новую задачу, или продолжение одной из старых. Сколько писем проходит через почтовый ящик среднего современного менеджера? 100? 300? Иногда это число измеряется не в сотнях, но в тысячах… А ведь еще есть работа с документацией, с различного рода системами таск-, баг- и ишью-трекинга. Каждый новый пункт, который мы открываем в такой системе — это новый контекст. Суммируя и усредняя, давайте будем считать, что в среднем число переключений будет равно 500.

Несложно посчитать что (8 часов рабочего дня * 60 минут) / 500 = около 1 минуты — это максимальное время переключения между контекстами, которое менеджер может себе позволить. А ведь еще необходимо провести обработку и регистрацию поступившей информации.

Ясно, что не каждый человек способен, да и не каждый желает работать в таком режиме. Что ж, для большинства из них профессия менеджера не подходит вовсе; меньшинство же продолжает этот путь, но старается избегнуть такого рваного ритма, применяя различные техники тайм-менеджмента. Это меньшинство часто прекрасно себя показывает на вторых ролях, когда основной задачей менеджера стоит нечастая обработка больших обьёмов информации.

Оставшееся же количество тех кто и может, и хочет работать в таком режиме — является той когортой руководителей, которые реально используют эту самую мифическую многозадачность. Именно они, на мой взгляд, и являются теми кто играют первые роли в организации — они часто предлагают новые подходы и нестандартные ходы.

Это происходит от того, что способность ловить концы разных ниточек из клубка контекстов (зачастую не связанных явно между собой) — является одной из ключевых для менеджера. В потоке различного рода задач, отчетов и общедоступной информации просто необходимо вылавливать связи и закономерности. Нахождение на первых взгляд неожиданных решений с помощью способности такого рода в англоязычной литературе называется insight. И это то, ради чего, на мой взгляд, стоит терпеть неудобства работы в многозадачном режиме.

Напоследок стоит заметить что конечно же, не каждому менеджеру это нужно. Как я уже написал выше о руководителях второго эшелона — часто их функции сильно ограничиваются, и на определенных позициях достаточно выполнять, например, только некоторую бумажную работу. Однако для того кто принимает решения, для того от кого зависит развитие компании или групы — это жизненно важная способность. Соответственно, над развитием которой стоит работать. О том, как это делать, буду писать в следующие разы :)

Если что-то в моих рассуждениях осталось неясным, или же просто есть желание подискутировать на эту тему — милости прошу в комментарии к этому посту.