Я хочу поделиться инструментами, которыми пользуюсь сейчас или когда-то использовал для повышение доверия топ-менеджмента к управлению проектами и их вовлечение в работу Проектного офиса .

Прежде чем перейти непосредственно к методам и их описанию, я бы хотел ответить на несколько вопросов:

1. Зачем нужен PR Проектному офису?
2. Кто является целевой аудиторией для Проектного офиса в компании?
3. Какие средства можно использовать для повышения доверия в работе Проектного офиса?

Зачем нужен PR Проектному офису?

Не секрет, что от вовлеченности руководства в работу Проектного офиса зависит приживется система управления проектами или нет. Поэтому использование инструментов, речь о которых пойдет ниже, является своеобразным отчетом о нашей активности. Также часто руководство принимает решение о целесообразности существования Проектного офиса на основе мнения сотрудников, которые принимают участие в проектах компании. И поэтому мнение этой категории людей тоже очень важно.

Целевая аудитория Проектного офиса:

— Руководители проектов – менеджеры, которые несут ответственность за управление проектом и его успешность;

— Заказчики проектов – менеджеры, которые являются «владельцами результатов» и отвечают за использование результатов проекта в операционном бизнесе;

— Спонсоры – группа людей, отвечающая за принятие решений о старте и закрытии проекта, а также за соответствие проекта стратегическим целям компании;

— Участники проектов – все сотрудники, которые принимают участие в проектах, выполняя свои задачи и получая за них бонус (или не получая).

Методы

Несколько методов, отсортированных по частоте использования (от большей частоты к меньшей)

• Отчеты о статусе проектов и регулярное информирование команды. Выполняется строго 2 раза в месяц. Заказчики получают отчеты о состоянии своих проектов. Каждый отчет содержит «выжимку» новостей по проекту, список вопросов или проблем к Заказчику, а также состояние всех атрибутов проекта (результаты, сроки и бюджет). Команда проекта получает аналогичный отчет и обновленное расписание проекта.
• Обучение по управлению проектами – проводится не реже 1 раза в квартал. Наиболее востребованные темы – «Общее управление проектами», а также «Корпоративная система управления проектами в компании». Проводится для всех новых топ-менеджеров, а также для «подающих надежды сотрудников».
• Dash-board для руководства – это обычный отчет о состоянии Портфеля проектов, но представленный в виде web-отчета, который, кроме обычной информации, содержит цветные индикаторы и графики с тенденцией выполнения проекта. Смотрится интересно и увлекательно
• Рабочие узлы проектов и сайт Проектного офиса. Достаточно действенный механизм при внедрение Microsoft Project Server любой версии. Технология позволяет использовать рабочие узлы Share Point для хранения документации по каждому проекту. Приучить команду проекта пользоваться рабочими узлами достаточно сложно, но зато эффект впечатляет. Проектный офис также имеет свой рабочий узел, на котором хранит все нормативные документы, контакты руководителей проектов, а также усвоенные уроки. Я часто в добавляю ссылку на рабочий узел Проектного офиса в сообщения электронной почты, что также усиливает эффект.
• База знаний «усвоенных уроков» по проектам. При формальном закрытии проекта оформляется специальный документ, который структурированным образом опрашивает руководителя проекта о том, какой положительный и отрицательный опыт был получен при выполнении проекта. Читать такие документы очень интересно и познавательно. В одной компании документ «Усвоенные уроки» занимал под десяток страниц хорошо структурированного текста. Принимать клиента по такому проекту после прочтения документа было очень удобно.
• Библиотека по управлению проектами – самая обычная книжная полка, на которой хранятся книги, посвященные тематике project management. Чтобы книжки не «уходили как дети в школу», один из администраторов РМО ведет лист приема/выдачи литературы. Информация о новых поступлениях рассылается через электронную почту и прочие PR-средства.
• Бюллетень Проектного офиса – периодическое издание, выпускаемое Проектным офисом на тему проектного управления в компании. Я готовил бюллетень в Microsoft Publisher и направлял сотрудникам через электронную почту. Позволяет привлечь внимание к проблемам по проектам и проектному менеджменту в целом. В виду постоянного отсутствия ресурсов и трудоемкости, этот метод наименее часто использую. А жаль.

Буду рад, если кто-то поделится своими PR-средствами и предложит дополнения к предложенному списку.

Удачи!

Оригинал статьи

Этой статьёй открываю целый цикл интересных заметок от компании «Проектный офис», посвящённых управлению проектами.

Автор: Юрий Шиляев

Этот метод я реально использовал несколько лет назад. Быстро, просто и эффективно.

Разработка любого проекта рано или поздно входит в то состояние, когда планировать бессмысленно, а успевать надо. Например, когда нужно срочно «причесать» текущий проект для презентации заказчику. Проект в разработке, как правило, похож на разобранный мопед: механик знает, что он будет работать, но пользователю кажется, что все сломано.

Если заствить менеджера все мелкие задачи по настройке сайта ставить через систему управления проектами, то через неделю он утопится в ближайшем водоеме. Управление в этот момент должно носить оперативный характер. Действовать надо быстро и точно.

Для решения этого вопроса мы нашли графический метод основанный на майндмапах и мини-скриншотах

Процесс происходит примерно так: мы созваниваемся с аналитиком по скайпу и вместе в режиме реального времени просматриваем проект, обсуждая все мелочи его текущей реализации, постоянно фиксируя найденные неточности или баги в майндмап. При этом я пользуюсь программкой для быстрых скриншотов, которые из клипборда сразу вставляю в майндмап. Длится этот процесс порядка часа-полутора. Не слишком долго для нормального тестирования, но довольно продолжительно для рядового совещания.

Результатом становится карта исправлений, где по разделам и страницам разложены минискриншоты, комментарии, предложения, описания вариантов вносимых изменений. Далее карта распечатывается на нескольких страницах и склеивается. Карта вешается на маркерную доску и вокруг собирается команда. Все могут изучить количество исправлений и их связь друг с другом. Вооружившись маркером каждый отмечает свои задачи, а после их выполнения зачеркивает. Причем в ходе живого обсуждения между коллегами в комнате, где висит карта, оперативно расставляются приоритеты заданий, а ведущий программист уточняет задачу на технологическом уровне.

Вот результат:

Предложения?

Оригинал статьи.

Участие бесплатно после регистрации.

Каждый из экспертов расскажет о профессиональных открытиях, сделанных им в последнее время.

Международная конференция традиционно станет крупнейшим событием в области управления проектами этой осенью и соберет лучших докладчиков. Вы сможете пообщаться с коллегами, экспертами из стран СНГ и Европы, Северной и Южной Америки, Австралии и Ближнего Востока. Мы будем рады Вам и Вашим коллегам!

Конференция будет проводиться посредством Microsoft Office LiveMeeting.

Вот только часть тем докладов, которые можно будет услышать:

• Власть в проектах: искушение и иллюзии, искусство и практика реальности.
  Владимир Михеев (Москва).
• Как увеличить число сотрудников, не нанимая их.
  Крис Вандерслуи (Канада, Chris Vandesluis).
• Как организовать коммуникации и превратить их в инструмент повышения эффективности проекта?
  Бас де Бар (Нидерланды, Bas De Baar).
• Project Management 2 – новая методологии управления сложными проектами
  Ник Оболенски (Великобритания, Nick Obolensky).
• Работа в международных проектах: культурные аспекты
  Рикардо Варгас (Бразилия, Ricardo Vargas).
• Преодоление сопротивления изменениям в проектах.
  Маргарита Иванова (Москва).
• Современные инструменты бизнес-анализа Microsoft в управлении проектами.
  Павел Чучанов (Москва).
• Exepron – управлением портфелем проектов в рамках бюджета и точно в срок
  Авраам Мордох (Израиль, Avraham Mordoch).
• Критический путь 2.0
  Эрик Ютеваал (США, Eric Uyttewaal).

Полная программа конференции

Хотите узнать:

• Какие руководители наиболее востребованы сегодня в Беларуси и на международном рынке.
• Как показать работодателю, что вы способны добиться поставленной цели.
• Как руководителю эффективно повышать свои компетенции в условиях дефицита времени.
• Каков ваш реальный уровень компетенций как руководителя.

24 мая в 18.30 в конференц-зале Белорусской торгово-промышленной палаты состоится обсуждение актуальности ключевых навыков ведущих менеджеров.

Представители Консалтинговой Группы REZУЛЬТАТ, Local to Global Institute of Management (США), КРАФТТРАНС, EPAM Systems и др. расскажут о требованиях, которые рынок предъявляет сегодня к руководителям, а так же обсудят с вами пути и способы повышения компетенций ведущих менеджеров.

Подробности о мини-конференции

Так вот являясь менеджером неплохо было-бы научиться извлекать пользу из социальных медиа.

Как большой плюс сегодня я вижу открытость, которую требуют от людей социальные сети, злодеям всю трудней скрываться от общественности, и хорошую репутацию в интернете очень трудно заслужить, но легко потерять. Компании тратят миллионы долларов, чтобы отмыть пятна со своих брендов. В той же степени и для человека, плохие отзывы в социальных сетях могут подпортить карьеру.

К социальным медиа можно отнести: блоги, различные сервисы (например twitter.com), cоциальные сети, профессиональные типа linked.in, moikrug.ru, behance.net, по интересам odnoklassniki.ru, vkontakte.ru, facebook.com и т.д.

Что полезного можно из всего этого извлечь:

Рекрутинг

Помимо непосредственно поиска и найма сотрудников (что в основном является заботой HR службы), возможность посмотреть на кандидата, со стороны, до приема его на работу.
Просто попробуйте поискать человека в социальных сетях, в google по имени фамилии, email. Очень часто можно узнать профессиональные навыки и интересы кандидата, посмотреть, как он меняется со временем, количество активности в сети.
С дрогой стороны обращайтесь аккуратно с информацией, иногда все-таки можно положиться на программиста даже если у него статус “Лячкаю говнокод за бабло“ :)

Проверка надёжности клиента

Очень советую проверять фрилансеров, подрядчиков, заказчиков, перед тем как начать сотрудничество. Проверять отзывы, связываясь с их авторами, что возможно позволит избежать проблем в будущем. Если информация отсутствует, то решайте быть ли вам первым, и брать ли на себя все риски по сотрудничеству с данным персонажем или компанией.

Держать руку на пульсе сотрудников

Добавьте себя в друзья своих подчинённых и коллег, и тогда вы одним из первых узнаете, что коллега за столом справа начал искать работу :) . Конечно, это уже поздновато, но не всегда все настолько откровенны, чтобы раскрывать вам свои карты. Подпишитесь на rss блог коллег, почерпнете полезную информацию, и возможно настроение писателя блога.

Возможность найти новую работу

Подумайте, как вы выглядите в сети со стороны. Оставляете ли вы кругом злобные комментарии, доступна ли информация, которая характеризует вас и вашу профессиональную деятельность, легко ли ее найти.
Интересная статья по теме – 6 ошибок использования социальных медиа

PS: По долгу службы мне пришлось глубоко погрузиться в разработку социальных систем, завести страницу на facebook и персональный tweeter(заодно разобраться с архитектурой подобных систем). Для удобства завел себе страницу со списком сетей. Не ожидал, что описать себя в несколько предложений будет сложной задачей.

1) Системный инженер
5) Менеджер ИТ проектов
8) Консультант по вопросам безопасности компьютерных сетей
12) Программист
16) Продуктовый ИТ менеджер
17) Бизнес-аналитик

Интересно было бы посмотреть на top 50 профессий в нашей стране.

В ближайшую субботу, 11 декабря в 19:00 в Минске пройдет круглый Стол: «Легко ли быть менеджером в ИТ?»

Мини-конференция будет доступна всем зарегистрировавшимся.

Подробная информация, а также регистрация доступна на сайте портала www.it-study.by

Представим на примере: фирма пишет программы, со временем программы становятся все более качественными приходят новые клиенты, прибыль потихоньку растет. Фирма развивается эволюционно. Для того чтобы увеличить прибыль в разы применим модель – «Если вам удастся найти услуги дороже чем у нас, мы сделаем еще дороже». Выращиваем фанатов в своей области. Ищем всех, кто может сделать лучше, и сманиваем их к себе, если не можем переманить растем до их уровня. Создаем топовые программы. После всего этого увеличиваем цены на свои программы/услуги в 10 раз и сообщаем об этом всеми возможными средствами.

Самое удивительное, что эта модель работает. Компания RackSpace успешно применяет данную стратегию. Придумав концепцию «фанатичной поддержки» она готова решать любые проблемы пользователей, как говорится любой каприз за ваши деньги. Собрав команду супер профессионалов в ключевых областях, подняли ценник как минимум в 10 раз (500$ за хостинг сайта в месяц, или 10$ за почтовый ящик). От клиентов нет отбоя.

С клиентами как я понимаю все просто, вокруг достаточно много перфекционистов, хотя мы конечно про это и не догадываемся, которые готовы платить за блестящую работу звенящей монетой. В добавок в очередь выстраиваются люди которые обожглись с некачественными товарами/услугами которые теперь готовы переплачивать за качество.

Эксперты утверждают, что до 90% времени руководителя проекта тратится на коммуникации с заказчиками, командой проекта, поставщиками, начальством. Это говорит о важности коммуникации для любого проекта. Опытные руководители проектов говорят, что когда связь осуществляется должным образом, проект, скорее всего, достигнет своих целей.

Все просто! Не совсем. Управление коммуникациями является одним из наиболее сложных задач для руководителя проекта. Ежедневно, вы можете получать и отправлять сотни или тысячи электронных писем и сообщений. Некоторые вопросы, стартуют по электронной почте, продолжаются в чате, или наоборот. Отслеживание связи, и, главное последовательность между сообщениями на самом деле напряженный процесс.

На помощь, казалось бы, должны прийти “правильные инструменты”. Но, доступные приложения управления проектами игнорируют факт важности коммуникаций, сосредотачиваясь на планировании и отчетности. Вот и приходится каждому менеджеру придумывать свои подходы в отслеживании всех каналов коммуникации. И все равно приходится исспользовать ряд приложений, например skype, outlook,.. и т.д. Пока нет никакой реальной интеграции между различными приложениями, в особенности электронной почты и программами обмена сообщениями типа skype.

Так что же мы ищем для руководителей проектов? Какие характеристики инструмента, который поможет легко управлять коммуникацией? Я думаю, необходимо найти, возможность общаться в режиме реального времени (skype, IM), и также в режиме отложенных сообщений в свободное время (email), одновременно составляя проектные документы, и всякого рода отчеты.

Ответ на наш вопрос – Google Wave!

Wave это платформа и новый стандарт связи от гиганта ИТ индустрии.

Wave это:
– Разговор и документ одновременно. Люди могут общаться и работать с форматированным текстом, добавлять фотографии, видеоматериалы, карты и многое другое.

– Доступность для всех. Любой участник может ответить в любом месте сообщения, редактировать содержимое и добавить участников в любой точке процесса. Волны можно проигрывать вперед, перематывать назад. чтобы посмотреть, кто сказал, что и когда. Вы можете отправить сообщение на всех в волне (это назвали “всплеск”) или избранной группе пользователей.

— Прямая трансляция – по мере ввода текста, все участники волны видят изменения и могут добавлять различные расширения (plug-ins) в режиме реального времени.

С точки зрения управления проектом, вы можете отслеживать все сообщения и документы, связанные с проектом. Вы можете следить и отвечать на вопросы, вы можете координировать свои действия с членами вашей команды, общаться с заказчиком с использованием той же волны!

Лично мне Wave понравился, и удалось даже увидеть, как им пользуются в рамках небольшого проекта. Одним словом Зачёт!

Однако для полного успеха Google Wave необходимо пересмотреть взгляд на процесс коммуникаций у большого числа людей. К тому же предстоит найти способы внедрять Wave в корпоративных масштабах.
Из последних новостей – Google объявил о прекращении развития Google Wave 4 августа 2010. Google Wave просуществует в виде отдельного продукта как минимум до конца года. Технологии, использованные в Wave, Google планирует применить в других проектах.
Надеюсь, доживем до еще более революционных проектов от Google.

Полезные ссылки:
Google Wave
Посмотреть как другие используют Google Wave
Книга по Google Wave на русском

Использованные материалы
Project Management Google Wave