Существует ряд методов анализа исполнения и контроля бюджета проекта, среди которых особенно популярным в последнее время стал метод освоенного объема (earned value), позволяющий по нескольким индексам делать выводы о ходе проекта.

Зачем нужен освоенный объем?

Для того чтобы контролировать ход проекта, то есть чтобы ответить в любой точке проекта на вопрос “где мы находимся по сравнению с планом?”, необходимо оценивать степень достижения результата и понесенный на это затраты.
К сожалению, измерить какая часть результата уже получена, бывает крайне сложно. Например — “удаление работает на 80%” звучит немного необычно.

Поэтому часто оценивают не степень готовности результата, а количество ресурсов, которые осталось потратить, чтобы его достичь, — то есть в качестве степени готовности результата рассматривается доля уже потраченных ресурсов, необходимых для его достижения.

Для оценки методом освоенного объема используются следующие основные показатели:

BCWS — Budgeted Cost of Work Scheduled — сметная стоимость запланированных к выполнению за рассматриваемый период времени работ;
BCWP — Budgeted Cost of Work Performed — плановая (сметная) стоимость выполненных (фактически) работ — освоенный объем;
ACWP — Actual Cost of Work Performed — фактическая стоимость выполненных работ

Рассмотрим ситуацию на рисунке

Мы потратили на |V| больше, чем было заложено в бюджет. Но что это значит: или сделано больше работы ? или работа обошлась дороже ?

Мы потратили на |V| меньше, чем было заложено в бюджет. Но что это значит: или сделано меньше работы ? или работа обошлась дешевле ?

При контроле бюджета проекта, то есть при сравнении фактического (ACWP) и планового (BCWS) количества результатов, затраченных на данный момент времени, возникает неоднозначность в интерпретации причин и отклонений.

Для того чтобы правильно интерпретировать причины отклонений, и вводиться понятие освоенного объема (BCWP) — Budgeted Cost of Work Performed — плановая (сметная) стоимость выполненных (фактически) работ.

Как рассчитать показатель освоенного объема?

Существует два основных подхода к вычислению показателя освоенного объема (BCWP) в некоторый момент времени:
— просуммировать бюджетную стоимость выполненных на данный момент времени работ (“снизу вверх”);
— определить долю выполненного объема работ от текущего прогноза их общего объема и умножить на BCWS проекта (“сверху вниз”)

Подход “сверху вниз” очевиден для тех работ, которые были запланированы и уже завершены, — для них BCWP равно их бюджетной стоимости. Однако когда осталось доделать только незапланированные работы, этот подход показывает, что BCWP= BCWS, так как бюджетная стоимость незапланированных работ считается равной 0, и отслеживать прогресс проекта по освоенному объему уже нельзя.

Для учета работ, которые были запланированы, но еще не завершены, используется второй подход, а именно предполагают, что

BCWP работы = (ACWPработы/EACработы) *BCWSработы

Где
— EACработы — текущий прогноз затрат на данную работу
— ACWPработы/EACработы показывает долю уже понесенных затрат в общем объеме затрат на выполнение работы (то есть оценку степени готовности результата)

Поскольку бюджетная стоимость работы равна BCWSработы, то считается, что освоенный объем равен доле готовности от его бюджетной стоимости.

Практика показывает, что второй подход к вычислению освоенного объема проекта в целом, состоящий в применении формулы к параметрам всего проекты (“сверху вниз”), в большинстве случаев более эффективен.

Далее будем предполагать, что используется второй метод. Однако и здесь существуют свои трудности. При использовании второго подхода возникает ситуация, когда “освоенный объем” за предыдущие периоды зависит от прогноза общих затрат на завершение проекта, данного в тот период. Поэтому для расчета BCWP за прошлые периоды используют два показателя — BCWP1, вычисляемый для каждого их прошлых периодов на основе последнего прогноза; и BCWP2, вычисляемый для каждого из прошлых периодов на основе прогноза, данного в тот период.

BCWP1 обычно дает более точную картину, поскольку опирается на последний, более точный прогноз. Совместное использование BCWP1 и BCWP2 позволяет оценить качество прогнозирования.

Две характерные особенности метода освоенного объема
— Освоенный объем может рассчитываться как в стоимостных, так и в натуральных показателях. Если используется несколько разных ресурсов (материалы, трудовые ресурсы), то предпочтительно использование стоимостных показателей.

Если ресурсы однородны и имеют примерно одинаковую стоимость (например, трудозатраты в компании с высокими накладными расходами на человеко-час), то возможно использование натуральных показателей
— Метод освоенного объема является упрощенным, ориентированным на использование в проектах вариантом метода анализа отклонений при учете по нормативным затратам (standard-costing).

Как анализировать графики?

Анализ по методу освоенного объема подразумевает ответы на следующие вопросы:
— как наши фактические показатели соотносятся с плановым, и по стоимости, по срокам?
— насколько мы опережаем (отстаем) график по стоимости, по срокам?
— каковы тенденции по стоимости, по срокам?
— насколько хороши наши прогнозы?

Рассмотрим, как это можно сделать с помощью визуального анализа графиков. Для простоты будем анализировать часть графиков попарно (в координатах время — деньги, где t1, t2, … — анализируемые периоды), рассматривая по одной или две точки каждого графика.

Как наши фактические показатели соотносятся с плановыми?

Соотношение показателей по стоимости

Работа обошлась на |CV| дороже, чем было заложено в бюджет

Работа обошлась на |CV| дешевле, чем было заложено в бюджет

Соотношение показателей по срокам

Выполнено работ на |SV| меньше, чем было запланировано

Выполнено работ на |SV| больше, чем было запланировано

На сколько мы опережаем график?

По стоимости

Только сейчас (в периоде t2) оправданы затраты, понесенные в прошлом периоде (t1) 

Только сейчас потрачены средства, отведенные на выполнение работ, завершенных в прошлом периоде (t1) 

По срокам

Только сейчас (в периоде t2) выполнен объем работ, который должен быть выполнен в прошлом периоде (t1), то есть имеет место отставание на один период

Объем работ, запланированный на данный момент, был выполнен в прошлом периоде (в периоде t2), то есть имеет место опережение графика на один период

С чего начать?

Чтобы начать применение метода освоенного объема на практике, не требуется особых усилий. Для его реализации достаточно уметь пользоваться Excel
Создайте следующие таблицы, поместив их для удобства в одну книгу.

— бюджет — распределение затрат по проекту по периодам (показатель BCWS)
— фактические затраты — фактическое распределение затрат по периодам (показатель ACWP)
— оценка — оценка затрат по проекту в целом, даваемая в каждом периоде (для расчета BCWP1 используется последнее значение, для расчета BCWP2 — значение того периода, для которого ведется расчет)
— индексы — расчет индексов BCWP1, BCWP2, CV, SV по первым таблицам.
Введите в таблицы данные по проекту и постройте в Excel графики

Должно получиться нечто похожее на следующий график.

И в завершении вопрос стоит ли продолжать проект по данным которого построен график ?

Продолжение данной темы можно найти в книге «Управление проектами: стандарты, методы, опыт» А. Товб, Г.Ципес