Я хочу поделиться инструментами, которыми пользуюсь сейчас или когда-то использовал для повышение доверия топ-менеджмента к управлению проектами и их вовлечение в работу Проектного офиса .

Прежде чем перейти непосредственно к методам и их описанию, я бы хотел ответить на несколько вопросов:

1. Зачем нужен PR Проектному офису?
2. Кто является целевой аудиторией для Проектного офиса в компании?
3. Какие средства можно использовать для повышения доверия в работе Проектного офиса?

Зачем нужен PR Проектному офису?

Не секрет, что от вовлеченности руководства в работу Проектного офиса зависит приживется система управления проектами или нет. Поэтому использование инструментов, речь о которых пойдет ниже, является своеобразным отчетом о нашей активности. Также часто руководство принимает решение о целесообразности существования Проектного офиса на основе мнения сотрудников, которые принимают участие в проектах компании. И поэтому мнение этой категории людей тоже очень важно.

Целевая аудитория Проектного офиса:

— Руководители проектов – менеджеры, которые несут ответственность за управление проектом и его успешность;

— Заказчики проектов – менеджеры, которые являются «владельцами результатов» и отвечают за использование результатов проекта в операционном бизнесе;

— Спонсоры – группа людей, отвечающая за принятие решений о старте и закрытии проекта, а также за соответствие проекта стратегическим целям компании;

— Участники проектов – все сотрудники, которые принимают участие в проектах, выполняя свои задачи и получая за них бонус (или не получая).

Методы

Несколько методов, отсортированных по частоте использования (от большей частоты к меньшей)

• Отчеты о статусе проектов и регулярное информирование команды. Выполняется строго 2 раза в месяц. Заказчики получают отчеты о состоянии своих проектов. Каждый отчет содержит «выжимку» новостей по проекту, список вопросов или проблем к Заказчику, а также состояние всех атрибутов проекта (результаты, сроки и бюджет). Команда проекта получает аналогичный отчет и обновленное расписание проекта.
• Обучение по управлению проектами – проводится не реже 1 раза в квартал. Наиболее востребованные темы – «Общее управление проектами», а также «Корпоративная система управления проектами в компании». Проводится для всех новых топ-менеджеров, а также для «подающих надежды сотрудников».
• Dash-board для руководства – это обычный отчет о состоянии Портфеля проектов, но представленный в виде web-отчета, который, кроме обычной информации, содержит цветные индикаторы и графики с тенденцией выполнения проекта. Смотрится интересно и увлекательно
• Рабочие узлы проектов и сайт Проектного офиса. Достаточно действенный механизм при внедрение Microsoft Project Server любой версии. Технология позволяет использовать рабочие узлы Share Point для хранения документации по каждому проекту. Приучить команду проекта пользоваться рабочими узлами достаточно сложно, но зато эффект впечатляет. Проектный офис также имеет свой рабочий узел, на котором хранит все нормативные документы, контакты руководителей проектов, а также усвоенные уроки. Я часто в добавляю ссылку на рабочий узел Проектного офиса в сообщения электронной почты, что также усиливает эффект.
• База знаний «усвоенных уроков» по проектам. При формальном закрытии проекта оформляется специальный документ, который структурированным образом опрашивает руководителя проекта о том, какой положительный и отрицательный опыт был получен при выполнении проекта. Читать такие документы очень интересно и познавательно. В одной компании документ «Усвоенные уроки» занимал под десяток страниц хорошо структурированного текста. Принимать клиента по такому проекту после прочтения документа было очень удобно.
• Библиотека по управлению проектами – самая обычная книжная полка, на которой хранятся книги, посвященные тематике project management. Чтобы книжки не «уходили как дети в школу», один из администраторов РМО ведет лист приема/выдачи литературы. Информация о новых поступлениях рассылается через электронную почту и прочие PR-средства.
• Бюллетень Проектного офиса – периодическое издание, выпускаемое Проектным офисом на тему проектного управления в компании. Я готовил бюллетень в Microsoft Publisher и направлял сотрудникам через электронную почту. Позволяет привлечь внимание к проблемам по проектам и проектному менеджменту в целом. В виду постоянного отсутствия ресурсов и трудоемкости, этот метод наименее часто использую. А жаль.

Буду рад, если кто-то поделится своими PR-средствами и предложит дополнения к предложенному списку.

Удачи!

Оригинал статьи

Этой статьёй открываю целый цикл интересных заметок от компании «Проектный офис», посвящённых управлению проектами.

Автор: Юрий Шиляев

Этот метод я реально использовал несколько лет назад. Быстро, просто и эффективно.

Разработка любого проекта рано или поздно входит в то состояние, когда планировать бессмысленно, а успевать надо. Например, когда нужно срочно «причесать» текущий проект для презентации заказчику. Проект в разработке, как правило, похож на разобранный мопед: механик знает, что он будет работать, но пользователю кажется, что все сломано.

Если заствить менеджера все мелкие задачи по настройке сайта ставить через систему управления проектами, то через неделю он утопится в ближайшем водоеме. Управление в этот момент должно носить оперативный характер. Действовать надо быстро и точно.

Для решения этого вопроса мы нашли графический метод основанный на майндмапах и мини-скриншотах

Процесс происходит примерно так: мы созваниваемся с аналитиком по скайпу и вместе в режиме реального времени просматриваем проект, обсуждая все мелочи его текущей реализации, постоянно фиксируя найденные неточности или баги в майндмап. При этом я пользуюсь программкой для быстрых скриншотов, которые из клипборда сразу вставляю в майндмап. Длится этот процесс порядка часа-полутора. Не слишком долго для нормального тестирования, но довольно продолжительно для рядового совещания.

Результатом становится карта исправлений, где по разделам и страницам разложены минискриншоты, комментарии, предложения, описания вариантов вносимых изменений. Далее карта распечатывается на нескольких страницах и склеивается. Карта вешается на маркерную доску и вокруг собирается команда. Все могут изучить количество исправлений и их связь друг с другом. Вооружившись маркером каждый отмечает свои задачи, а после их выполнения зачеркивает. Причем в ходе живого обсуждения между коллегами в комнате, где висит карта, оперативно расставляются приоритеты заданий, а ведущий программист уточняет задачу на технологическом уровне.

Вот результат:

Предложения?

Оригинал статьи.

Представим на примере: фирма пишет программы, со временем программы становятся все более качественными приходят новые клиенты, прибыль потихоньку растет. Фирма развивается эволюционно. Для того чтобы увеличить прибыль в разы применим модель — «Если вам удастся найти услуги дороже чем у нас, мы сделаем еще дороже». Выращиваем фанатов в своей области. Ищем всех, кто может сделать лучше, и сманиваем их к себе, если не можем переманить растем до их уровня. Создаем топовые программы. После всего этого увеличиваем цены на свои программы/услуги в 10 раз и сообщаем об этом всеми возможными средствами.

Самое удивительное, что эта модель работает. Компания RackSpace успешно применяет данную стратегию. Придумав концепцию «фанатичной поддержки» она готова решать любые проблемы пользователей, как говорится любой каприз за ваши деньги. Собрав команду супер профессионалов в ключевых областях, подняли ценник как минимум в 10 раз (500$ за хостинг сайта в месяц, или 10$ за почтовый ящик). От клиентов нет отбоя.

С клиентами как я понимаю все просто, вокруг достаточно много перфекционистов, хотя мы конечно про это и не догадываемся, которые готовы платить за блестящую работу звенящей монетой. В добавок в очередь выстраиваются люди которые обожглись с некачественными товарами/услугами которые теперь готовы переплачивать за качество.

С развитием IT в нашей стране (да и в мире), все больше и больше девушек и женщин проявляют себя и занимают ключевые позиции. Причин для этого много, но одна, которая действительно меня настораживает это отсутствие нормальных мужиков, которые бы могли взвалить на себя эту тяжёлую работу, и вкалывать на проектах, вместо того чтобы участвовать во “всякого” рода парадах. Ну что, то отвлеклись от темы. Так вот, пока руководящие места в IT пустуют их занимают женщины, и, причём становятся весьма успешными.

Сегодня представляю вам подборку блогов об управлении проектами авторами которых являются женщины:

In English:

A Girl’s Guide to Project Management: Elizabeth’s cornerstone to project management is on time, on budget, on scope. She shows you how to accomplish this through her own experiences, as well as from guest posts.

Managing Project Development: Johanna Rothman is the president of Rothman Consulting Group, Inc in Massachusetts. Her blog is for people who want to think about how they manage people, projects, and risk.

The Enlightened Manager: Cheri Baker is the owner of Emergence Consulting in Washington state. Recent posts include the subtle facilitator, e-learning, and self promotion.

Stepping Into PM: Soma is an aspiring project manager and business analyst who blogs about mistakes, the learning process, and the journey. Posts often deal with items that were helpful.

Raven’s Brain: She is a senior project manager in Seattle and blogs about her profession and other related items. There hasn’t been a new post in a while, but she does have an active Twitter feed.

Keeping the Peace: Margaret helps professionals free themselves from work related conflicts. Project managers will find loads of help in categories such as communication, inspiration, leadership, and others.

PMI Women in Project Management: This PMI group holds events all over the country for female project managers. View their calendar, read a newsletter, or get updates.

На русском:

Control Freak: Евгения Фирсова руководтель отдела веб-интерфейсов пишет об управлении людьми, задачами и проблемами.

RUNBNY: Наталья Брызгалова – менеджер интернет проектов. Блог о том, как происходит руководство командой в процессе разработки Интернет-проекта: корпоративного сайта, блога или другого Интернет-ресурса.

Если вы тоже знаете интересные блоги присылайте свои ссылки на них.

• Деловое мышление. Правила, позволяющие принимать безошибочные решения — сразу и по любым вопросам
• Магия менеджмента

Блоги

• Agile Advice — Working With Agile Methods (Scrum, XP, Lean)

Сегодня в мире появляется все больше проектов и людей которые ими занимаются, и среди них встречаются и такие у которых есть время поделиться своим опытом и мыслями. Представляю вашему вниманию подборку рускоязычных блогов и комьюнити в которых освящяются темы управления проектами:

Персональные блоги

Через управление проектами к мировому господству — блог Ильи Штейнцайга

Дедлайн как стиль жизни — пособие по организации дел и личной эффективности для ИТ специалистов

Управление проектами в картинках — блог Андрея Куликова

Проекты в сети и вопросы существования — блог Владимира Червоненко

Управление проектами и проектирование интерфейсов — блог Юрия Ветрова

Константин Тютюнов — персональный блог

IT-менеджмент, проектирование сайтов, интернет и жизнь. — сайт Юрия Шиляева

Работа, мысли, да много чего — сайт Александра Шиляева

Дилберт по-русски и все-все-все — знаменитые комиксы

Системный анализ в IT — блог Дениса Бескова-Доронина

Комьюнити

Управление проектами (Project Management)

Гибкие методологии разработки ПО

Вопросы управления

Управление проектами на habrahabr