Так как приходится много работать с MS Project, за последнее время накопилось много трюков, которые я использую, дабы облегчить понимание планов как для себя так и для стороннего наблюдателя. Я уже писал про горячие клавиши которые ускоряют работу. В этой статье речь пойдет больше о визуальном представлении данных. Большинство полезностей было подсмотрено у моих коллег, за что им отдельное спасибо!
Итак, начинаем новый проект.
База ответьте
Как правило, еще до начала разработки нам необходимо определить стоимость и сроки проекта, для чего и проводится предварительный анализ и календарное планирование и мы, в идеале, получаем первую версию плана. Далее существует два подхода 1) ни при каких обстоятельствах не меняем план 2) план изменяется постоянно отражая реальную картину и поэтому в ходе проекта претерпевает большие изменения.
Я приверженец 2-го подхода. И для удобства сравнения с начальной версией удобно сохранить первоначальный план как baseline.
Сохранение base line: Tools >Tracking > Set Baseline… > OK
Просмотр baseline: View > Tracking Gantt
И получаем примерно такой вид, на котором не сложно определить отклонения.
Явное указание отпусков и болезней
Также, при начальном составлении плана, и в дальнейшем удобно в плане отражать отпуска исполнителей. Тут тоже мне известно 2 подхода. 1) Изменять календарь исполнителя и выставлять не рабочие дни и 2) явно указать отпуск в виде задания. Это более наглядно. Также можно таким же образом вносить в план и болезни сотрудников.
Передвинуть задание
Иногда возникает необходимость передвинуть задание в плане которое уже частично выполнено. и при попытке изменить сроки происходит split задания на 2 выполненный. Кусочек остается на месте, а не выполненный двигается.
Для того чтобы избежать разделения задания и передвинуть его установите % complete в 0, перенесите задание, а затем выставьте заново % complete в старое значение.
Отношение к прогрессу
Я пользуюсь следующим принципом в выставлении % complete задание не начато % complete = 0% в процессе 50% и закончено 100%, любые высказывания, что задание готово на 87% считаю бессмысленными, если только эта цифра не рассчитана на основании % готовности сабтасков, т.е. в идеале нужно стремиться оперировать минимально разумными единицами работы. (Помните что первые 80% процентов работы выполняются быстрее чем оставшиеся 20%)
Боевая раскраска
Занятие любимое с детства. В раскрашивании исспользую следующие цвета: красный, синий, черный, зеленый. И легенду для расшифровки. Выглядит это так:
После токой процедуры чтобы понять на каком мы свете, даже стороннему человеку, достоточно несколько секунд.
Риски и внешние зависимости
Риски и внешние зависимости также удобно хранить в плане в отдельной группе заданий, с соответсвующими ответсвенными в колонке Resource Names и превязывать их к конкретым заданиям в основном плане.
Контрольные точки
Если план достаточно длительный, то контрольных точек в нём наберется достаточное количество. Для удобства их тоже можно вынести в отдельную группу. Также если вы не стартуете реализацию сразу после планирования, можно помещать в котрольные точки еще один пункт “Start Project A” и выставлять его как Predecessor у всего плана, т. о. мы сможем лекго сдвигать даты начала работ.
Семафор
Для автоматического вычесления показателей и определения “здоровья” проекта исспользуеться техника графических индикаторов. С помощью встроенных функций MS Project имеет возможность автоматически вычислять необходимые показатели и показывать результат в числовом и графическом виде.
Рассмотрим простейщий случай. Предположим мы хотим знать отклоняется ли выполнение задания от планового и для каких заданий. Для этого достаточно вывести на экран дополнительную колонку Finish Variance, однако необходимо будет потратить время на просмотр и изучение значений.
Или можно воспользоваться более “модной” техникой.
1) Tools->Customize…->Fields.
2) Выбираем в выподающем списке Type: Duration
3) Жмем кнопку Formula… и вводим необходимую формулу
4) Далее жмем Graphical Indicators… И вводим необходимые условия и выбираем соответсвующие изображения.
Внимание: состовляйте условия внимательно, так как будет показан первый индикатор в списке, для которого выполниться даннное условие.
5) Далее жмем на заголовке колонок правой кнопкой и выбираем Insert Column… и выбираем только что созданную колонку.
При помощи этой техники можно вычислять самые разные показатели начиная от CV, SV, EAC и заканчивая какими-то специфичными именно для вашей области деятельности.
Также вы можете скачать пример в формате mpp (2007)
Полезные ссылки (English):
MS Project Templates
Help for Project 2007
Project 2007 Courses
Project Demos
А у вас не найдется в запасе пару хитростей чтобы пополнить этот список ?
Всем привет! Меня зовут Денис Журавлёв. Рад поделиться полезной информацией об управлении проектами с передовой.
Электропочта для связи: denis @ pm.by
