MS Project трюки

images.jpg

Так как приходится много работать с MS Project, за последнее время накопилось много трюков, которые я использую, дабы облегчить понимание планов как для себя так и для стороннего наблюдателя. Я уже писал про горячие клавиши которые ускоряют работу. В этой статье речь пойдет больше о визуальном представлении данных. Большинство полезностей было подсмотрено у моих коллег, за что им отдельное спасибо!

Итак, начинаем новый проект.

База ответьте

Как правило, еще до начала разработки нам необходимо определить стоимость и сроки проекта, для чего и проводится предварительный анализ и календарное планирование и мы, в идеале, получаем первую версию плана. Далее существует два подхода 1) ни при каких обстоятельствах не меняем план 2) план изменяется постоянно отражая реальную картину и поэтому в ходе проекта претерпевает большие изменения.

Я приверженец 2-го подхода. И для удобства сравнения с начальной версией удобно сохранить первоначальный план как baseline.

Сохранение base line: Tools >Tracking > Set Baseline… > OK
Просмотр baseline: View > Tracking Gantt

И получаем примерно такой вид, на котором не сложно определить отклонения.

Baseline

Явное указание отпусков и болезней

Также, при начальном составлении плана, и в дальнейшем удобно в плане отражать отпуска исполнителей. Тут тоже мне известно 2 подхода. 1) Изменять календарь исполнителя и выставлять не рабочие дни и 2) явно указать отпуск в виде задания. Это более наглядно. Также можно таким же образом вносить в план и болезни сотрудников.

Vacations

Передвинуть задание

Иногда возникает необходимость передвинуть задание в плане которое уже частично выполнено. и при попытке изменить сроки происходит split задания на 2 выполненный. Кусочек остается на месте, а не выполненный двигается.

move.gif

Для того чтобы избежать разделения задания и передвинуть его установите % complete в 0, перенесите задание, а затем выставьте заново % complete в старое значение.

Отношение к прогрессу

Я пользуюсь следующим принципом в выставлении % complete задание не начато % complete = 0% в процессе 50% и закончено 100%, любые высказывания, что задание готово на 87% считаю бессмысленными, если только эта цифра не рассчитана на основании % готовности сабтасков, т.е. в идеале нужно стремиться оперировать минимально разумными единицами работы. (Помните что первые 80% процентов работы выполняются быстрее чем оставшиеся 20%)

Боевая раскраска

Занятие любимое с детства. В раскрашивании исспользую следующие цвета: красный, синий, черный, зеленый. И легенду для расшифровки. Выглядит это так:

Colors

После токой процедуры чтобы понять на каком мы свете, даже стороннему человеку, достоточно несколько секунд.

Риски и внешние зависимости

Риски и внешние зависимости также удобно хранить в плане в отдельной группе заданий, с соответсвующими ответсвенными в колонке Resource Names и превязывать их к конкретым заданиям в основном плане.

Контрольные точки

Если план достаточно длительный, то контрольных точек в нём наберется достаточное количество. Для удобства их тоже можно вынести в отдельную группу. Также если вы не стартуете реализацию сразу после планирования, можно помещать в котрольные точки еще один пункт “Start Project A” и выставлять его как Predecessor у всего плана, т. о. мы сможем лекго сдвигать даты начала работ.

Семафор

Для автоматического вычесления показателей и определения “здоровья” проекта исспользуеться техника графических индикаторов. С помощью встроенных функций MS Project имеет возможность автоматически вычислять необходимые показатели и показывать результат в числовом и графическом виде.

Рассмотрим простейщий случай. Предположим мы хотим знать отклоняется ли выполнение задания от планового и для каких заданий. Для этого достаточно вывести на экран дополнительную колонку Finish Variance, однако необходимо будет потратить время на просмотр и изучение значений.

Или можно воспользоваться более “модной” техникой.

1) Tools->Customize…->Fields.

2) Выбираем в выподающем списке Type: Duration

3) Жмем кнопку Formula… и вводим необходимую формулу

formula.gif

4) Далее жмем Graphical Indicators… И вводим необходимые условия и выбираем соответсвующие изображения.

indicator.gif

Внимание: состовляйте условия внимательно, так как будет показан первый индикатор в списке, для которого выполниться даннное условие.

5) Далее жмем на заголовке колонок правой кнопкой и выбираем Insert Column… и выбираем только что созданную колонку.

plan.gif

При помощи этой техники можно вычислять самые разные показатели начиная от CV, SV, EAC и заканчивая какими-то специфичными именно для вашей области деятельности.

Также вы можете скачать пример в формате mpp (2007)

Полезные ссылки (English):
MS Project Templates
Help for Project 2007
Project 2007 Courses
Project Demos

А у вас не найдется в запасе пару хитростей чтобы пополнить этот список ?

10 Comments

  1. Спасибо.
    Оч интересно.
    Тока не удобно на инглише.
    И жаль что не все смог найти в бесплатном клоне МСпрожекта — ОпенПродже :)

  2. Спасибо.
    Особенно за боевую раскраску.
    Это полезно, когда в проекте несколько сотен суммарных задач, а те, в свою очередь, имеют в своем составе до десятка подчиненных.
    Кстати — вопрос.
    Есть ли в Проджекте возможность совместной ПАРАЛЛЕЛЬНОЙ работы над одним проектом нескольких пользователей?
    Один формирует суммарные задачи, второй — вслед за ним формирует подчиненные, следующий — вводит трудозатраты…

  3. Возможность совместного редактирования есть только в Microsoft Project Server (http://www.microsoft.com/project/en/us/project-server-2010.aspx).
    Еще есть возможность вставлять содержание одного файла в другой, при этом при изменении вставляемых файлов, «мастер» файл будет подхватывать и показывать эти изменения.

  4. Скажите, а есть возможность заставить MS Project отображать отпуск сотрудника как отпуск, а не как увеличенную на несколько дней задачу?

  5. Вы уже слышали про KEYNOTE 2012?
    Участвуют Ричард Брэнсон, Филип Котлер — люди, которые изменили Мир.
    О чем речь?

    Проект KEONOTE 2012 – это самый масштабный онлайн тренинг в мире!
    Продукт создавался долгое время, ведь пригласить такое количество известных спикеров требует очень много усилий. Посмотрите какие люди будут выступать на тренинге. И это далеко неполный список. Поверьте, что нераскрытые личности произведут еще большее впечатление!
    Филип Котлер сказал об этом проекте:
    «This idea is exciting!»
    «Это идея восхитительна!»

    Регистрируйся прямо сейчас и получай бесплатный вебинар от Игоря Манна – лучшего маркетолога России! Я уже получил и Вам советую!
    «Успех – это нечто большее, чем просто удача. Нужно верить в себя и воплощать задуманное в жизнь. Тогда и другие начинают в тебя верить.»
    © Ричард Брэнсон

    Подробнее — http://bit.ly/KT4sb1

  6. Здравствуйте! Решил тут немного подкачаться но не знаю с чего начать… Может быть кто нибудь подскажет с чего дать старт или возможно какие нибудь ссылки полезные скинет, где можно почитать с чего начать.. Заранее спасибо.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *